MAKALAH FRONT OFFICE DEPARTMENT HOTEL

KATA PENGANTAR

            Segala puji bagi Allah SWT. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-Nya penulis mampu menyelesaikan tugas makalah ini guna memenuhi tugas mata kuliah Front Office. Makalah ini disusun semoga dapat memperluas ilmu tentang front office,

            Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan. Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi sumbangan pemikiran. Penulis sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis meminta masukkannya demi perbaikan makalah di masa yang akan datang dan mengharapkan kritik dan saran dari pembaca.

                                                                                                   

                                                                                                            Palembang, januari 2018

                                                                                                                        Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................................1

KATA PENGANTAR..............................................................................................................2

DAFTAR ISI.............................................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................4
         1.1  latar belakang.............................................................................................................4

         1.2  Landasan Permasalahan.............................................................................................4

         1.3  Tujuan penulisan........................................................................................................4

 BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................................5

         2.1  Pengertian Front Office..............................................................................................5

         2.2  Peran penting Front Office.........................................................................................5

         2.3  Fungsi Front Office ...................................................................................................6

         2.4  Tujuan Front Office....................................................................................................7

         2.5  Job Description Front Office......................................................................................7

         2.6  Tugas dan tanggung jawab Front Office..................................................................11       

         2.7  Sections Front Office...............................................................................................11

         2.8  Standard Operating Procedures ( SOP ) Front Office..............................................12

BAB 111 RECEPTIONIST...................................................................................................13

         3.1  Pengertian Receptionist............................................................................................13

         3.2  Tugas dan tanggung jawab Receptionist..................................................................14       
         3.3  Jenis Harga Kamar...................................................................................................14

         3.4  Peralatan dan Formulir Front Office........................................................................16

                      3.4.1  Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis...................17

                      3.4.2  Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis............................17

                      3.4.3  Formulir....................................................................................................19

BAB 1V PENUTUP................................................................................................................23

        4.1 kesimpulan.................................................................................................................23

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1       Latar belakang

           

            Front Office Departement merupakan departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang sistematik melalui reservasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel dan memberikan pelayanan informasi kepada para tamu hotel selama mereka berada dan menginap di hotel. Dapat dilihat dari definisi diatas bahwa kantor depan merupakan departemen yang memiliki peranan sebagai penjual kamar dan secara langsung merupakan sumber pendapatan utama setiap hotel. Departemen Front Office memberikan layanan yang penuh kepada tamu dari sebelum tamu menginap, saat kedatangan tamu, selama tinggal di hotel, dan saat hendak meninggalkan hotel.

            Hyatt Regency Yogyakarta mempunyai 2 Front desk, pertama “Main Front Desk” berada di lobby dan memberikan pelayanan untuk umum dimana semua tamu bisa melakukan check in check out disini. Front desk yang kedua di Regency Club Lounge dimana hanya tamu dengan kamar tipe tertentu saja yang bisa melakukan aktifitas check in check out, disini peran Front Office yang dipadukan dengan Lounge.

            Regency Club Lounge merupakan sebuah executive lounge yang menjadi bagian dari Front Office Departement dimana mempunyai tanggungjawab untuk menangani tamu yang menginap di tipe kamar regency club, junior suite, executive suite, presidential suite. Hal yang ditangani antara lain melayani breakfast, tea and coffe time, evening cocktail, check in, check out.

            Evening cocktail adalah produk dalam bentuk buffet menu yang ditawarkan oleh Regency Club Lounge dimana tamu dapat bersantai di sore hari dengan menikmati menu cocktail yang ada seperti canape, hot item, traditional drink, soft drink, rose wine, white wine, red wine, vodka, gin, beer, dan coffee tea. Sembari menikmati menu cocktail yang ada tamu juga mendapat suguhan berupa pemandangan sunset, view dari lapangan golf dan kolam renang serta ada live cooking di setiap harinya dengan menu yang bervariasi.

           

1.2       Landasan Permasalahan

Dalam hal ini diperjelaskan tentang masalah yang akan diperoleh dalam membuat makalah ini. Hal tersebut diantaranya :

1. Apa yang disebut dengan Front Office dalam perhotelan ?

2. Bagaimana peran, fungsi, SOP dan bagian lainnya dalam Front Office perhotelan ?

3. Apa saja peralatan yang ada dalam Front Office dalam hotel ?

1.3       Tujuan Penulisan

Pengetahuan penulis yang tercapai dalam upaya pencapaian ini diperoleh dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai front Office baik berupa fungsi, peranan ,dan sop, struktur dan organisasi maupun tujuan dari receptionist dan foamreceptionist.

BAB 11

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Front office

            Front Office Department adalah suatu bagian depan dari suatu hotel, sbg penjual kamar dan sering disebut sebagai selling room. Dalam proses penjualan seorang front office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha bertindak sebagai pengemasan kamar. Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya bagian inilah yang pertama dan terakhir dari tamu. Tamu akan datang ke hotel akan regestrasi dulu ke bagian front office dan pada waktu akan check out pun tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office.

            Front office juga merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat segala pemberian informasi baik dalam hotel maupun luar hotel.

2.2       Peran penting Front office 

a. Pemberi informasi

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual(sales person)

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.

c. Wakil manajemen

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan data

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

e. Diplomatis

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.

f. Pemecah masalah

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.

2.3       Fungsi Front office

a. Menjual kamar

    ·      Menerima pesanan kamar

    ·      Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

    ·      Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

    ·      Menentukan nomor kamar.

b. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

    ·      Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

    ·      Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati                  
           oleh tamu di luar hotel.

c. Mengkoordinir pelayanan

   ·      Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen              
           yang langsung berhubungan dengan tamu.

   ·      Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

d. Mengerjakan laporan tentang status kamar

   ·      Status terjual (o)

   ·      Sedang di kerjakan

   ·      Kamar rusak (ooo)

   ·      Vacant room (v)

e. Menyiapkan pembayaran

   ·      Penyusunan polio dan rekening tamu

   ·      Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

   ·      Mengawasi batas tagihan (credit levels)

   ·      Mengumpulkan transaksi tamu

f. Menangani pembayaran tamu

   ·      Menyiapkan statement

   ·      Menyelesaikan pembayaran

g. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

   ·      Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

   ·      Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

h. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

  ·      Menangani semua pembicaraan telephone

  ·      Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

i. Menangani barang-barang bawaan tamu

  ·      Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

  ·      Menangani perpindahan kamar

  ·      Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu

2.4       Tujuan Front office

a. Meningkatkan jumlah tamu langganan

b. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun

c. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu

d. Membentuk citra hotel yang positif 

2.5       Job Description Front office

a) Front Office Manajer

Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office. 

Tugas pokok dari Front Office adalah :

1)         Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

2)         Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika   

            menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

3)         Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

4)         Menyambut tamu VIP

5)         Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

6)         Membuat laporan bulanan tentang daftar  tamu, tingkat hunian maupun keuntungan          dan               kerugian di bagian kantor depan

7)         Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan     sanksi                     bagi yang melanggar ketentuan

8)         Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan   

            penghargaan

9)         Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian                              dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

b) Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.

Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office.

Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah :

1)         Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi

2)         Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan   Concierge

3)         Memantau operasional di front office

4)         Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge

5)         Memimpin briefing pada waktu shift malam

6)         Terjun langsung ke operasional hotel pada saat

7)         Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat             berhalangan hadir

8)         Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

c)  Duty Manager

Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan business center secretary.

Tugas pokok duty manager adalah:

1)     Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam                                      melaksanakan      tugas operasional di front office

2)     Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office

3)     Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk

4)     Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar,   lounge                     koridor, dan kamar tamu

5)      Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya 

5)      Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager 

d) Executive Lounge Manager

Area Kerja : Executive Lounge, Executive Rooms. Ringkasan Pekerjaan, Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.

Tugas pokok Executive Lounge Manager adalah :

1)         Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi   dengan                   tepat dan teliti 

2)         Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik 

3)         Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui 

4)         Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif 

5)         Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan,                                  keselamatan training dan pengembangan staf.

6)         Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan,    mendiskusikan                   penampilan dan bidang untuk perbaikan 

7)         Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan 

8)         Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel                        sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
9)         Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge                            serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan. 

e) Front Desk Supervisor 

Area Kerja Front Office, ringkasan pekerjaan, Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.

Tugas Pokok front desk supervisor adalah :

1)         Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office

2)         Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent

3)         Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu 

4)         Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent

5)         Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup 

6)         Mengatur jadwal setiap staff front desk

f) Chief Concierge

Area Kerja, Pintu masuk hotel, Lobby, Bell desk,Counter
Ringkasan Pekerjaan, Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk

Tugas Pokok Chief Concierge adalah :

1)         Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang                               hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel

2)         Memberikan training ke staff  tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk                               VIP     dan rombongan serta penanganan keluhan tamu 

3)         Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan 

4)         Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta                             laut,     sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan 

5)         Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di                             lobby selalu benar dan akurat.

g)  Business Centre Supervisor

Area kerja, pusat bisnis. Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary

Tugas Pokok Centre Supervisor adalah :

1)         Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan         diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat.

2)         Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun   pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.

3)         Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua         karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila      diperlukan

4)         Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari- hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.

h)  Bell Captain

Area kerja : front office, lobby, kamar tamu, ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel
Atasan langsung : Chief Concierge

Tugas Pokok Bell Captain adalah :

1)         Mengatur tugas setiap bellboy

2)         Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge

3)         Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room

4)         Memastikan luggage room bersih dan teratur

5)         Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai    tanda pengenal/pass nomor barang yang jelas

6)         Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput        bus rombongan yang akan ke hotel

7)         Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja

2.6       Tugas dan tanggung jawab front office

1. Menerima dan menangani pemesanan kamar oleh calon customer (handling reservation)
2. Melakukan Reconfirm reservation
3. Menangani kedatangan dan keberangkatan tamu (handling check in & check out)
4. Mengurus Bill pempayaran tamu selama menginap di hotel
5. Meminta Deposit
6. Memberikan pelayanan informasi (Giving Information to the guest)
7. Membuat laporan mengenai Hotel Occupency
8. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front office
9. Menangai Keluhan keluhan tamu yang menginap di hotel (Handlng Guest Complaint)
10. Menangani Barang bawaan tamu

2.7  Sections Front Office

1. Receptionist

     
a.      Memberikan informasi kepada tamu.

      b.      Melayani kebutuhan tamu  dalam hal surat menyurat, kunci kamar, hubungan  
       telephondan transaksi pembayaran di hotel

      c.      Melayani para tamu yang complain tentang fasilitas maupun pelayanan di hotel.

      d.      Ikut mempromosikan dan menjual fasilitas lainnya di hotel.

2. Reservation

      a.      Menerima pemesanan kamar dari tamu secara perorangan atau individual, kelompok   
       atau melalui travel agent dan memberikan komfirmasinya.

      b.      Membuat ramalan atau perkiraan jumlah tamu atau penghuni kamar untuk suatu  
       periode harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

      c.      Membuat daftar tamu yang akan datang secara harian (expected arrival list) yang  
       individual, kelompok ataupun VIP.

  

3. Uniform Service (Bell boy atau Concierge)

Tugas utamanya adalah memberikan pelayanan umum kepada tamu yang ada di lobby (check in, check out, order taxi, mengambil obat, menduplicat kunci, mengambil welcome drinkdan lain lain).

4. Operator

      a.      Memberikan pelayanan penyambungan telephone baik didalam kota, interlokal (city  
       call, long distance call atau overseascall).

      b.      Melayani permintaan wake up call.

5.Information Clerk

Tugas utama dari seorang information clerk  adalah untuk memberikan informasi kepada tamu mengenai kota, tempat wisata yang terdekat maupun disekitar area yang cukup besar, tempat shopping, toko kerajinan traditional dan semua yang menyangkut daerah tersebut maupun daerah luar.

6.Front cashier Clerk

Tugas dari seorang front cashier adalah membantu tamu untuk melakukan transaksi pembayaran bill kamar serta pemakain lainnya yang menyangkut tentang hotel.

2.8 Standard Operating Procedures ( SOP ) Front Office

Check in Prosedure “

langkah kegiatan :

1.                  Stand by didalam counter setiap saat

2.                  Tersenyum sebelum tamu datang ke counter

3.                  Ucapkan selamat datang dan menawarkan bantuan kepada tamu

4.                  Tanyakan pada tamu apakah sudah membuat reservation atau belum

5.                  Apabila sudah reservasi tanyakan nama  : check “Today Expected Arrival   List” di                  computer/ obtain

6.                  Apabila belum reservation jelaskan untuk available kamar berikut harga dan                            fasilitas dengan menjelaskan dari type dan harga kamar yang paling tinggi ( up                          selling)

7.                  Menjelaskan fasilitas hotel dan program atau kerjasama dengan provider lain.

8.                  Meminjam kartu identitas ( Ktp, Sim, Pasport ) untuk diisikan ke Registration                           Form” mintalah tamu menandatangani registration form.

9.                  Tanyakan mengenai sistem pembayaran : Cash, Credit card, GL, Voucher.

10.              Mintalah deposit minimal untuk satu malam ( 1,5 dari total transaksi )

11.              Jika pebayaran dilakukan cash dibuatkan cash receipt ( lembar putih untuk tamu,                     lembar merah untuk receptionist, lembar biru untuk Front Office Cashier dengan                       disatukan dengan uang deposit tersebut, pastikan jumlah uang sesuai).

12.              Jika pembayaran dilakukan kartu kredit, kartu kredit di sale atau open         kemudian               ditandatangani oleh Tamu satukan dengan copy registrasi yang ada di FOC.

13.              Mintalah nomor telephone/handphone, alamat email, tanyakan mengenai                                  karcis/tanda parkir kendaraan, nomor kendaraan.

14.              Block kamar sesuai dengan reservation blok pada “Room Rack”

15.              Siapkan kunci kamar dan guest card, breakfast coupon, welcome drink       coupon,                   cash receipt

16.              Jelaskan pada tamu mengenai :

                              a)  Nomor kamar
                        b)  Jumlah tamu yang datang sesuaikan dengan reservation 

                              c)  Tawarkan extrabed jika over pax

                              d)  Fasilitas yang didapat oleh tamu

                              e)  Waktu Check out

17.              Repeat

18.              Memanggil “Bell Service” dan memberikan kunci untuk diantar ke kamar

19.              Ucapkan selamat istirahat dan menikmati fasilitas selama tinggal di Hotel   Puteri                     Gunung dengan menyebutkan nama tamu.

20.              Last greeting

21.              Input data ke komputer dan memberikan 1 copy registration form ke Front                                Office Cashier

22.              Pastikan data yang di input lengkap

BAB III

RECEPTIONIST

3.1       Pengertian Receptionist

            Tamu yang baru datang akan menuju ke counter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan registrasi atau mengambil kunci kamar, ketika berada didekat counter mereka akan disambut oleh seorang receptionist yang berada di balik counternya. Seorang reception akan memberikan sambutan hangat kepada para tamu dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan, dengan senyum yang ramah tetapi cekatan.

            Di beberapa hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu check in saja tetapi juga menangani tamu check out juga, penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem komputer, ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, GuestService Assistant, Ambasador, Room Clerk.

            Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali kehotel.

3.2       Tugas dan Tanggung Jawabnya

Reception mempunyai tugas dan tanggung jawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.

Ø  Rincian tugas bagian reception yaitu:

            1. Menyambut tamu tiba
            2. Memproses pendaftaran tamu
            3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu
            4. Menangani kunci kamar tamu
            5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
            6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar& sleep out
            7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dankeinginan tamu
            8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produkdan    
                pelayanan hotel
            9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar sepertilaporan tingkat              hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .

3.3       Jenis Harga Kamar

Pada dasarnya hanya ada dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan harga kamar khusus. harga kamar normal (rack rate/publishrate/normal rate) adalah harga kamar normal/tidak diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga kamar khusus adalah harga kamar khusus yang diberlakukan/dibedakan sesuai dengan jenis tamu, fasilitas, event,hari dsb.

Beberapa contoh harga kamar khusus yaitu:

a. Walk-in guest rate :

khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar    
sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk
ditawar sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).

b. Group rate

grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yangmemesan kamar di hotel untuk hari tertentu dengan jumlah kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama sama dan juga secara sendiri-sendiri.Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan atau rombongan yang sama untukmenginap di hotel yang sama.

c. Travel agent rate            

harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar terendah untuk kelompok travel agent. Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu secara terus menerus, sehingga travelagent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.

d. Corporate rate

harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu, namun harga khusus ini juga diberlakukan untuk tamu langganan

e.  Embassy rate

harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara.

f. Airline crew rate

harga kamar untuk awak pesawat baik pilot maupun awakkabin atau pramugara dan pramugari serta bagian keamanan.

g. Airline passenger rate

harga kamar untuk penumpang pesawat terbang adalah mereka yang naik pesawat terbang ke suatu tempat tetapi karena jadwal penerbangannya menghendaki mereka harus tinggal semalam di hotel, mereka harus menginap di suatu hotel. Untuk mereka yang naik pesawat terbangtersebut ada satu kontrak harga, yang biasanya diwakili dari perusahaan penerbangan dengan pihak hotel untuk menandatangani kerjasama yang disepakati bersama.

h. Week end rate rate

harga kamar khusus untuk tamu yang menginap pdi hotel pada hari Jumat, Sabtu dan Minggu. Pada hotel bisnis, pada akhir pekan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang ke hotel tersebut adalah untuk bisnis, pertemuan dan konperensi. Sedangkan untuk hotel resort atauyang terletak di daerah tujuan wisata, pada akhir pekan dan hari libur, hotelnyamalah ramai dan cenderung penuh, oleh karena itu harga kamar di akhir pekan biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan weekdays.

i. Membership card rate

harga kamar khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota/klub suatu hotel, keanggotaan ini diberikan kepada orang yang mendaftar sebagai anggota dengan membayar sejumlah uang keanggotaan,mereka akan memperoleh fasilitas yang cukup banyak, baik potongan harga khusus maupun berbagai kemudahan untuk menggunakan fasilitas yang ada dihotel.

j. Hoteliers rate

harga kamar khusus biasanya berkisar pada 40-60% diskon dariharga jual umum ( published rate) untuk orang yang bekerja di hotel tertentu.Orang hotel diberikan harga kamar khusus sebagai refleksi dari fasilitas yang juga diberikan jika kita bermalam di hotel lain, sehingga menjadi satu rangkaiansemacam ketentuan tidak tertulis

k.  Press rate

para wartawan juga mendapatkan harga khusus jika mereka hendak bermalam di hotel. Ini dimungkinkan terutama untuk suatu hotel besar yang mempunyai banyak tipe kamar dan juga relasi yang sangat luas. Wartawan adalah bagian dari pemasaran hotel, khususnya ada kedekatan dengan bagian Public Relations suatu hotel untuk melakukan promosi, press release, pressconference dan lain sebagainya.

l. Government rate :

tamu yang berasal dari kantor pemerintahan seperti Departemen Dalam Negeri, Tenaga Kerja, Imigrasi, Kepolisian, TNI,Perhubungan, Pertambangan dan Energi, Kesehatan dan lain sebagainya, juga mendapatkan pengelompokan harga kamar tersendiri.

m.  Long staying guest rate

batasan dari long staying adalah tamu yang  bermalam di hotel untuk jangka waktu dua minggu atau lebih. Ada juga hotelyang menetapkan lama tinggal tamu minumal satu minggu, tetapi ada juga yang memberlakukan tamu yang menginap selama minimal satu bulan. Hal itu tergantung dari jenis hotel dan tingkat kesibukan serta bisnis di hotel tersebut.Tamu yang berencana tinggal untuk masa menginap yang lama sesuai dengan kategori long stay guest akan diberikan harga kamar khusus yang lebih rendah dari  published rate, atau tamu individu yang tinggalnya hanya satu atau duahari.

n. Certain packages rate

certain packages adalah kata lain dari paket khusus yang ditawarkan di hotel. Paket khusus tersebut antara lain meliputi: paket liburan, paket bisnis, paket hemat, paket lebaran, paket natal, Paket tahun baru, paket belanja dan berbagai macam paket yang lain. Penjualan sistem paket berkaitan dengan penjualan kamar di hotel yang juga mengikutsertakan penjualan bagian fasilitas hotel yang lain. Misalnya, harga yang ditawarkan kepada pelanggan, untuk paket liburan, sudah termasuk biaya akomodasi,makan pagi termasuk dua anak dibawah dua belas tahun, gratis penggunaan taman bermain, gratis masuk ke kolam renang, serta ada penambahan gratisuntuk kue tertentu serta es krim. Dalam paket bisnis dijual ke tamu dengan satuharga yang sudah meliputi harga kamar, penggunaan ruang meeting, pemakaian fasilitas pusat bisnis serta sarapan pagi dan makan siang di restoran.

3.4       Peralatan dan Formulir Front Office

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda- beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan atau kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semiotomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan dan kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

           

            3.4.1    Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

1)  Front office counter

            Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

2)  Room rack/rak status kamar

            Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guestslip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap.

            Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehingga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied noluggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO (Sleep out), OOO (Out Of Order),OOS (Out ofService) atau ONL (Occupied No Luggage).

3)  Information rack 

            Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tatagraha.

4) Reservation rack/rak pemesanan kamar

            Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rakini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

5)  Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat

            Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card)sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

            3.4.2    Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis.

1)  Komputer

            Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenisnya tergantung pada kebutuhan hotel,seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

2)  Bill rack 

            Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill(bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

3)  Safe deposit box

            Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginapdihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safedeposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counterFront Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

4) Paging board

            Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamuyang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

5)  Pigeon Hole

            Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel,segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akandisimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini.

6)  Telephone

            Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh stafdalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

7)  Fax machine/mesin fax

            Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yangdikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya. meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yangdikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

8)  Key drop box

            Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.

 9)  PABX

            PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan headset dan pengeras suara untuk menerima sambungan telepon masukatau melakukan sambungan keluar hotel.

10)  Luggage trolley

            Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak,ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president,gemini.

11)  Key encoder machine

            Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya, alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jikatamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali untuk tamu yang berbeda.

12)  Credit card imprinter

            Adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya electronic data capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsicredit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDCmachine mengalami kerusakan.

13)  EDC (Electronic Data Capture) machine

            Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC sepertiexpired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

            3.4.3 Formulir

Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing.

Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:

1. Registration form

2. Guest card

3. Meal coupon

4. Welcome drink card 100

5. Guest slip

6. Cash receipt

7. Reservation form

8. Reservation slip

9. Reservation of confirmation letter

10. Bellboy errand card

11. Luggage tag

12. Baggage claim check

13. Parking valet card

14. Change room or rate form

15. Sleep out form

16. Bellboy control sheet

17. Message form

18. Safe deposit box card

19. Guest history card

20. Foreign exchange form

21. VIP daily list

22. Today expected arrival list

23. Arrival list

24. Guest in house list

25. Departure list

26. No show list

27. Cancellation list

28. Group rooming list

29. Guest Birthday Form

30. Towels Form (for Swimming Pool)

Ø  Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara lain:

a. Reservation form 

     Formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar

   Format Room reservation form

b. Reservation slip 

Formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukan jenis tamu seperti:

Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa

Warna merah untuk kategori tamu VIP

Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent

Warna biru untuk kategori tamu rombongan

     Format Reservation slip

c. GroupReservation Form 

Formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan.

Format Group reservation form

                                

d. Group Cancelaltion Form 

Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamaruntuk tamu rombongan.

Format Group cancellation form

    

e.  Room reservation cancellation/change form 

Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar.

Format Room reservation cancellation/change form 

  

BAB 1V

PENUTUP

4.1          Kesimpulan

Adapun informasi yang didapat diantara dapat diketahui bahwa pengertian front office/kantor depan adalah bagian depan dari suatu hotel, sebagai penjual kamar dan sering disebut sebagai selling room.

Ø  Peranan dan fungsi dapat dijelaskan dengan tujuan antara lain :

1.Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ketahun

2.Meningkatkan jumlah tamu langganan

            3.Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu

            4.Membentuk citra hotel yang positif Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam 

                mewujudkan tujuan dari hotel,

Ø  Selain itu juga adapun struktur organisasi pada front Office antar lain :

      1.    Front Office Manager yang tugasnya menciptakan kepuasan tamu dan                                memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya untuk dilaporkan kepada                      General Manager.

      2.         Assistant Front Office Manager tugasnya membantu kelancaran tugasdi front                    office   dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan                                mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya.

      3.         Secretary tugasnya untuk membantu manager kantor depan dalam urusan      

                  administrasi.

      4.         Chief Uniformed service bertugas mengawasi dan mengatur koordinasidan                        pelayanan kepentingan tamu.

      5.         Receptionist yang salah satunya menyambut tamu, melakukan pendaftaran                         tamu menangani pembayaran dan tamu check out.

            6.         Guest Relations Officer tugasnya mengantarkan tamu dan memberikan                               layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel.

            7.         Telepon Operator tugasnya Melaksanakan pengelolaan                                                         pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan                             teknis yangtelah          ditetapkan oleh manajemen.

            8.         Chief Information tugasnya memberikan penerangan kepada para tamu serta                      melengkapi brosur dan buku informasi.

            9.         F.O Caiser tugasnya bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan                             kelancaran             dan administrasi keuangandi kasir kantor depan.

            10.       Chief Reservation bertugas bertanggung jawab atas kelancaranoperasional dan                   administrasi di bagian pemesanan kamar.

            11.       Naight Manager bertugas Menangani seluruh masalah operasional difront                           office             pada malam hari .